logo

Rollema & Partners horeca – administratie
Rijnsburgerweg 80
2333 AD Leiden
T: 071-541 88 66

30 jaar horeca-administratie voor hotel, restaurant, strandpaviljoen en café

horeca-administratie.com / MS DOS
Steven van 't Hart

MS DOS

Steven van ’t Hart blogt niet over de voorloper van Windows maar over Mijn Systeem: Discipline, Organisatie en Structuur.

Nee, geen blog over de voorloper van Windows. Als boekhouders leven we wel in het verleden, maar niet zo ver terug! Nee dit is een term die wij regelmatig op kantoor gebruiken om de administratie te organiseren. MS DOS staat voor Mijn Systeem: Discipline Organisatie Structuur. Een systeem dat zorgt voor een overzichtelijke organisatie. Het overzicht geeft u rust en biedt mogelijkheden om inzicht te krijgen in uw bedrijf.

Discipline – Op kantoor gebruiken wij wel de term:  ‘a few minutes a day, keeps the curator away’. Gebruik 15 minuten van uw dag voor de administratie. Elke dag weer. Doe niet alle werkzaamheden op één dag, maar verspreid dit over de week. Zeker als de administratie niet uw hobby is. Hierdoor blijft het behapbaar en enigszins leuk. Als u deze werkzaamheden telkens op hetzelfde moment doet, dan wordt het een gewoonte. Uw leveranciers zien namelijk ook dat u structureel op dezelfde dag betaalt. Dit leidt tot minder aanmaningen, omdat de leverancier kan vertrouwen dat hij wekelijks een betaling ontvangt.

 Organisatie – Zorg voor een simpele inrichting van de administratie. Eén ordner waar de lopende administratie in zit en één waar de verwerkte en/of betaalde administratie in zit. Werk bestanden bij die inzicht bieden in de voortgang van het bedrijf, bijvoorbeeld kasdagstaten, het personeelsverbruik, de planning, personeelsuren, enz. Een ander belangrijk punt is de kas tellen, dit geeft niet zo zeer direct inzicht in de voortgang van het bedrijf. Dit biedt wel controle over het kasgeld. Als ondernemer heeft u al voldoende te doen, dus besteed taken uit aan uw medewerkers. Zorg er alleen wel voor dat u de controle op de uitvoering houdt. De chefkok kan heel goed het personeelsverbruik en de waste bijhouden. De barman of –vrouw kan de personeelsdranken goed bijhouden. Ook uw boekhouder kunt u hierbij betrekken. Zeker met de huidige automatisering kunnen werkzaamheden uit uw handen worden genomen. Zonder dat u de grip verliest.

Structuur – Begin uw dag met de administratie, dan bent u nog fris. Zet betalingen geagendeerd in uw bankpakket. Dan kunt u het niet meer vergeten. Controleer aanmaningen of deze betaald zijn, hiermee voorkomt u namelijk extra kosten. Verdeel de ordner, waar u de lopende administratie in bewaart, in 4 groepen: kas, debiteuren, crediteuren en bank. Berg de stukken op waar ze horen. De pinbonnetjes van uw inkopen achter het tabblad van de bank, zodat wanneer u de bank gaat bijwerken alle bonnen bij de hand hebt. Noteer op facturen de betaaldatum, hiermee kunt u dan snel zien of de betaling is uitgevoerd.

Het bijhouden van de administratie is een peulenschil, alleen het vergt discipline organisatie en structuur. Zoals bij alle systemen is er geen één heilig. Heeft u een andere manier en werkt dat voor u, houd dit vol.

Steven van ’t Hart, accountmanager Rollema & Partners horeca-administratie

Bereikbaar via e-mail: StevenVanHetHart@spronsen.com en telefonisch: 071 541 88 66

Linkedin

Lees ook

Verlenging onbelaste vaste reiskosten vergoeding

Vanwege de coronamaatregelen is de periode verlengd waarin werkgevers de belastingvrije vergoeding voor vaste reiskosten kunnen geven aan hun werknemers ondanks dat zij niet reizen in verband met het huidige thuiswerk advies. Deze periode is verlengd tot 1 juli 2021.    Deze regeling geldt voor vergoedingen die werknemers al voor 13 maart 2020 kregen.

WKR 2021: Ook voor 2021 verruiming vrije ruimte naar 3%

De belastingdienst heeft aangekondigd dat in 2021, gelijk aan 2020, de WKR (werkkostenregeling) verruimd is tot 3% van de eerste €400.000,= van de totale fiscale loonsom. Dat betekent dat u als ondernemer bij een totale fiscale loonsom van boven de €400.000,= per jaar, een bedrag van €12.000,= per jaar mag besteden aan vergoedingen die niet

Rekenen, rekenen, rekenen

4 maart 2021 – Niek Timmermans, senior adviseur bij van Spronsen & Partners horeca-advies, blogt over het feit dat inzicht in je liquiditeit nu belangrijker is dan ooit, ook dadelijk met een beperkte openstelling. Horecaondernemers moeten rekenen om het hoofd boven water te houden.  

Definitieve berekening eerste aanvraagperiode NOW

Het NOW (Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid) is bedoeld om werkgevers die te maken hebben met omzetverlies te compenseren. Hierdoor kunnen werkgevers hun werknemers met een vast en met een flexibel contract doorbetalen.    De eerste aanvraagperiode van de NOW was voor de maanden maart, april en mei 2020. De omzet, en uw werkelijke percentage omzetverlies, van deze

Vaststelling TVL 1 juni tot en met 30 september 2020

De TVL (tegemoetkoming vaste lasten) betreft een belastingvrije tegemoetkoming voor mkb ondernemers om de vaste lasten te helpen dekken. Heeft u de TVL-vergoeding ontvangen voor de periode van 1 juni tot en met 30 september? U heeft dan tot 1 april 2021 om uw definitieve omzet door te geven.  

NOW 3.2-Vierde Periode

22 februari 2021- Het NOW (Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid) is bedoeld om werkgevers die te maken hebben met omzetverlies te compenseren. Hierdoor kunnen werkgevers hun werknemers met een vast en met een flexibel contract doorbetalen.   Na eerdere rondes NOW is er nu de vierde aanvraagperiode NOW (eerder door de overheid NOW 3.2 genoemd).   

Tegemoetkoming Vaste Lasten Q1, 2021

22 februari 2021- De TVL (tegemoetkoming vaste lasten) betreft een belastingvrije tegemoetkoming voor mkb ondernemers om de vaste lasten te helpen dekken.  

Alle zeilen bijzetten

14 januari 2021 – Leonie van Spronsen blogt over het bijzetten van alle zeilen waartoe de horeca is gedwongen tijdens deze, wederom verlengde, lockdown. Ze blogt over o.a. de Bbz, de bijstand voor zelfstandigen. Een voorziening voor gevestigde ondernemers in tijdelijke financiële problemen.

Tegemoetkoming Vaste Lasten Kwartaal 4

27 november 2020 – De TVL (tegemoetkoming vaste lasten) betreft een belastingvrije tegemoetkoming voor mkb ondernemers om de vaste lasten te helpen dekken.

NOW 3 – loket opent 16 november 2020

13 november 2020 – Het NOW (Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid) is bedoeld om werkgevers die te maken hebben met omzetverlies te compenseren. Hierdoor kunnen werkgevers hun werknemers met een vast en met een flexibel contract doorbetalen. Na eerdere rondes NOW komt er nu NOW 3, een regeling die drie fases zal kennen. Voor de eerste fase

David Maartense

Elk bedrijf zou een Claudio Ranieri als bedrijfsleider moeten hebben

22 april 2016 – David Maartense, Marketing & Communicatiemedewerker bij Van Spronsen & Partners horeca – advies over waarom elk horecabedrijf een Claudio Ranieri als bedrijfsleider zou moeten hebben. We kunnen er bijna niet meer omheen. Leicester City, het team van trainer Claudio Ranieri, gaat kampioen van England worden. De club die vorig jaar nog

Jeroen Boon

Waar de Belastingdienst stopt, gaan wij verder….

Jeroen Boon blogt over het gemak van SMS alerts of e-mail alerts. Terwijl ik mijn mail en social media aan het bijhouden was op mijn telefoon, kwam er plots een sms op mijn telefoon die mij vertelde dat ik mijn contract MB’s had verbruikt voor deze maand. Waarschijnlijk toch iets te lange filmpjes gekeken, en