logo

Rollema & Partners horeca – administratie
Rijnsburgerweg 80
2333 AD Leiden
T: 071-541 88 66

Koe-1

30 jaar horeca-administratie voor hotel, restaurant, strandpaviljoen en café

horeca-administratie.com / MS DOS
Steven van 't Hart

MS DOS

Steven van ’t Hart blogt niet over de voorloper van Windows maar over Mijn Systeem: Discipline, Organisatie en Structuur.

Nee, geen blog over de voorloper van Windows. Als boekhouders leven we wel in het verleden, maar niet zo ver terug! Nee dit is een term die wij regelmatig op kantoor gebruiken om de administratie te organiseren. MS DOS staat voor Mijn Systeem: Discipline Organisatie Structuur. Een systeem dat zorgt voor een overzichtelijke organisatie. Het overzicht geeft u rust en biedt mogelijkheden om inzicht te krijgen in uw bedrijf.

Discipline – Op kantoor gebruiken wij wel de term:  ‘a few minutes a day, keeps the curator away’. Gebruik 15 minuten van uw dag voor de administratie. Elke dag weer. Doe niet alle werkzaamheden op één dag, maar verspreid dit over de week. Zeker als de administratie niet uw hobby is. Hierdoor blijft het behapbaar en enigszins leuk. Als u deze werkzaamheden telkens op hetzelfde moment doet, dan wordt het een gewoonte. Uw leveranciers zien namelijk ook dat u structureel op dezelfde dag betaalt. Dit leidt tot minder aanmaningen, omdat de leverancier kan vertrouwen dat hij wekelijks een betaling ontvangt.

 Organisatie – Zorg voor een simpele inrichting van de administratie. Eén ordner waar de lopende administratie in zit en één waar de verwerkte en/of betaalde administratie in zit. Werk bestanden bij die inzicht bieden in de voortgang van het bedrijf, bijvoorbeeld kasdagstaten, het personeelsverbruik, de planning, personeelsuren, enz. Een ander belangrijk punt is de kas tellen, dit geeft niet zo zeer direct inzicht in de voortgang van het bedrijf. Dit biedt wel controle over het kasgeld. Als ondernemer heeft u al voldoende te doen, dus besteed taken uit aan uw medewerkers. Zorg er alleen wel voor dat u de controle op de uitvoering houdt. De chefkok kan heel goed het personeelsverbruik en de waste bijhouden. De barman of –vrouw kan de personeelsdranken goed bijhouden. Ook uw boekhouder kunt u hierbij betrekken. Zeker met de huidige automatisering kunnen werkzaamheden uit uw handen worden genomen. Zonder dat u de grip verliest.

Structuur – Begin uw dag met de administratie, dan bent u nog fris. Zet betalingen geagendeerd in uw bankpakket. Dan kunt u het niet meer vergeten. Controleer aanmaningen of deze betaald zijn, hiermee voorkomt u namelijk extra kosten. Verdeel de ordner, waar u de lopende administratie in bewaart, in 4 groepen: kas, debiteuren, crediteuren en bank. Berg de stukken op waar ze horen. De pinbonnetjes van uw inkopen achter het tabblad van de bank, zodat wanneer u de bank gaat bijwerken alle bonnen bij de hand hebt. Noteer op facturen de betaaldatum, hiermee kunt u dan snel zien of de betaling is uitgevoerd.

Het bijhouden van de administratie is een peulenschil, alleen het vergt discipline organisatie en structuur. Zoals bij alle systemen is er geen één heilig. Heeft u een andere manier en werkt dat voor u, houd dit vol.

Steven van ’t Hart, accountmanager Rollema & Partners horeca-administratie

Bereikbaar via e-mail: StevenVanHetHart@spronsen.com en telefonisch: 071 541 88 66

Linkedin

Lees ook

David Maartense

Elk bedrijf zou een Claudio Ranieri als bedrijfsleider moeten hebben

22 april 2016 – David Maartense, Marketing & Communicatiemedewerker bij Van Spronsen & Partners horeca – advies over waarom elk horecabedrijf een Claudio Ranieri als bedrijfsleider zou moeten hebben. We kunnen er bijna niet meer omheen. Leicester City, het team van trainer Claudio Ranieri, gaat kampioen van England worden. De club die vorig jaar nog

Jeroen Boon

Waar de Belastingdienst stopt, gaan wij verder….

Jeroen Boon blogt over het gemak van SMS alerts of e-mail alerts. Terwijl ik mijn mail en social media aan het bijhouden was op mijn telefoon, kwam er plots een sms op mijn telefoon die mij vertelde dat ik mijn contract MB’s had verbruikt voor deze maand. Waarschijnlijk toch iets te lange filmpjes gekeken, en

Jeroen Boon

Voorraadbeheer

Jeroen Boon blogt over zijn proviandkast en uw voorraadbeheer. Donderdag is mijn vaste vrije dag om samen met de kinderen op te trekken en vaak kook ik dan iets uitgebreider. Afgelopen donderdag ging ik de keuken in met de gedachte; laat ik eens opmaken wat we in huis hebben. Op naar de proviandkast (ja, zo

Jeroen Boon

Verzamelen van de administratie

Jeroen Boon blogt over zijn communicatie via post, e-mail accounts, Facebook et cetera. En trekt de vergelijking met het onder controle krijgen van het verzamelen van de administratie. Ik heb sinds enige tijd een IPhone, een IPad, een laptop, een brievenbus, 2 e-mail accounts, een WhatsApp account, een Facebook account, 2 LinkedIn accounts (foutje), en

Steven van 't Hart

Uw inkooppercentage als adviseur

Steven van ’t Hart over het belang van het controleren van uw inkooppercentage waarmee u kunt sturen binnen uw bedrijf. In de praktijk komen wij nog regelmatig bij bedrijven die de uitsplitsing van de omzet verdeeld hebben in ‘omzet hoog’ en ‘omzet laag’. Aangezien dit geen inzicht geeft in de inkooppercentages kunt u hier als

Steven van 't Hart

Klopt mijn kas?

Steven van ’t Hart blogt over het registreren van wat er gebeurt met het geld binnen uw bedrijf. Iedere ondernemer moet aan het einde van de dag willen weten wat zijn of haar omzet die dag is geweest en wat er met het kasgeld is gebeurd. Bij Rollema & Partners horeca – administratie bieden we

Jeroen Boon

U bepaalt uw eigen succes!

Jeroen Boon over de mix van inspanningen die een horecaondernemer moet plegen om zijn eigen succes te bepalen. Wat is het succes van uw restaurant, café of hotel? Wat zou het succes moeten zijn? Wat mogen uw gasten verwachten? En wat mogen ze niet verwachten? Hoe loopt uw gast de deur uit? Hoeveel geld verdient

Jeroen Boon

Contracten APK

Jeroen Boon blogt over het regelmatig checken van uw lopende contracten. Tenslotte is een huurcontract één van de randvoorwaarden voor de continuiteit van uw onderneming.

Steven van 't Hart

Breuk en bederf, hiermee is geld te verdienen.

Steven van ’t Hart over het effect van het registreren van ‘breuk en bederf’ binnen uw bedrijf.

Jeroen Boon

Wat moet je doen voor je pensioen?

Jeroen Boon blogt over een pensioenvoorziening voor ondernemers en het vaststellen van je financiële behoefte. Stel: je bent ondernemer en je bent al langere tijd ondernemer. Je hebt geen schulden meer in je zaak, en je wilt niet al je geld naar de Belastingdienst brengen. Je wilt een keer stoppen met ondernemen en dan ook

Steven van 't Hart

Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen, aldus Johan Cruijff

Steven van ’t Hart blogt over simpel voetballen en stelt dat simpel administreren, georganiseerd moet worden. De meeste mannen zullen denken ‘dat klopt’, bij het lezen van deze titel. Nu is dit geen blog over voetballen of Cruijff. Dit blog gaat over zaken simpel houden. Ik ben dit blog aan het tikken, na de verschrikkelijk

Jeroen Boon

(Net) op tijd

Jeroen Boon blogt over de tijd organiseren voor je administratieve organisatie. Herkent u mijn eerste twee uur van de dag? Douchen, ontbijt maken voor de goegemeente, kleren uitzoeken voor de kids, kids aankleden en aan tafel zetten met hun boterhammetjes, voortgang ontbijt in de gaten houden, lunchpakketjes klaarmaken, zelf ontbijten, klein espressootje, schoenen aan, jassen