Rollema & Partners horeca – administratie
Rijnsburgerweg 80
2333 AD Leiden
T: 071-541 88 66
Rollema & Partners horeca – administratie
Rijnsburgerweg 80
2333 AD Leiden
T: 071-541 88 66
Na inleveren van de aangifte moet u rekening houden met 6 weken voordat de teruggave ook daadwerkelijk wordt verleend. Indien wij bijvoorbeeld eind januari een teruggave indienen, kunt u het geld half maart op uw rekening verwachten.
Als u start met een eenmanszaak of V.O.F. bent u nooit verplicht om een jaarrekening met accountantsverklaring op te leveren. Als kleine rechtspersoon (BV) bent u pas verplicht een jaarrekening met accountantsverklaring (jaarlijks) op te leveren als u twee achtereenvolgende jaren aan twee van de onderstaande criteria voldoet:
1. de waarde van de activa volgens de balans meer dan € 4.400.000,= bedraagt.
2. de netto omzet over het boekjaar meer dan € 8.800.000,= bedraagt.
3. het gemiddeld aantal werknemers over het boekjaar meer dan 50 bedraagt.
De meeste starters hebben dus geen accountant nodig en kunnen terecht bij een administratiekantoor. Deze kan ook de jaarrekening opstellen.
Administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van informatie ten behoeve van het reilen en zeilen van uw bedrijf en daarnaast moet u verantwoording daarover afleggen aan financiers (bank) en de Belastingdienst.
De verzamelde gegevens hebben dus twee functies:
1. Het controleren en meten van de voortgang van lopende zaken en is de basis van de besluitvorming.
2. De administratie / boekhouding is de basis van de jaarrekening waarin u verantwoording aflegt ten opzichte van de Belastingdienst en alle andere belanghebbenden zoals bijvoorbeeld financiers.
U kunt het ook zien als “de organisatie van de informatievoorziening”. Belangrijk hierbij zijn de volgende vragen: Welke behoefte aan informatie heeft u? Welke basisgegevens heeft u nodig om in deze informatiebehoefte te voorzien?
Op basis van de antwoorden op deze vragen kunnen procedures worden ontwikkeld, waarbij u ook kunt aangeven hoe deze procedures zo doelmatig mogelijk moeten worden uitgevoerd. Tevens kunt u aangeven hoeveel personen, en wie, met deze procedures worden belast.
De administratie bestaat in de basis uit een kasboek, inkoop- en verkoopboek, bankboek en memoriaal. Daarnaast heeft u een loonadministratie.
De administratie moet elke periode worden bijgewerkt, aangezien naast de informatievoorziening ook vanuit de administratie de omzetbelasting wordt bepaald. Na afloop van een boekjaar wordt vanuit de administratie een jaarrekening opgesteld. Nadat de jaarrekening is opgesteld wordt afhankelijk van de bedrijfsvorm de Vennootschapsbelasting en/of de Inkomstenbelasting bepaald.
De BTW (BTW = Bruto Toegevoegde Waarde) bestaat uit: De omzet (6% en 21%) minus de btw die uw leveranciers bij u in rekening hebben gebracht en in correctie het privé gebruik van goederen en diensten.
Als u zaken doet met het buitenland moet u afzonderlijk bijhouden: verkoop en inkoop aan klanten en leveranciers in het buitenland.
Wij doen de BTW aangifte voor u, op basis van de door u aangeleverde administratie. De werkwijze is dan als volgt: wij berichten u per mail, en desgewenst per sms wat er betaald moet worden en voor welke datum.
Dit is in de horeca niet echt makkelijk. Veel medewerkers die of vanuit een portemonnee werken of gezamenlijk de kassa gebruiken. Zeker op drukke dagen kan er nogal wat verkeerd gaan. Wij hebben voor onze klanten een kasdagstaat ontwikkeld. Deze passen we per klant aan de omstandigheden aan. Met dit Excel bestand kunt u snel controleren of het kasgeld klopt met de kassa. U kunt altijd contact met ons opnemen als u inzage wilt in zo’n kasdagstaat via vraag@spronsen.com.
Laat u altijd goed voorlichten en let op het keurmerk (keurmerk voor betrouwbare kassasystemen). Op de website van de Belastingdienst kunt u een brochure downloaden over de eisen die zij stellen aan een kassasysteem. Het komt erop neer dat de Belastingdienst een gesloten kassasysteem gegarandeerd wil zien. Dit moet misbruik voorkomen.
De aanschaf van een kassa is een wezenlijk onderdeel van je administratieve organisatie. Zorg dat uit de kassa die omzetgegevens komen waarmee overzichten gemaakt kunnen worden. Veel horeca bedrijven werken nog met omzet laag en hoog. Dit is acceptabel maar het is veel handiger met minimaal met dit standaardlijstje te werken:
omzet keuken / omzet koffie & thee / omzet frisdranken / omzet bier / omzet wijn / omzet gedistilleerd / indien u een hotel heeft raden wij u aan ook de groep omzet hotelkamers of logies toe te voegen.
Waarom dit handiger is? De inkoop kan ook apart geboekt worden, dus inkoop keuken, koffie & thee, frisdranken, bier, wijn en gedistilleerd. U kunt dan per periode de specifieke inkooppercentages berekenen. Wat u hiermee doet? Als de percentages erg hoog zijn kunt u kijken of er niet teveel eigen verbruik is, er te duur wordt ingekocht of dat er misschien gestolen wordt.
Nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend. Op uw facturen moet staan: het IBAN (rekeningnummer) en het BIC (Bank Identification Code) van uw bank waarop de factuur betaald kan worden! Verder de factuurdatum – een uniek factuurnummer – uw Btw-identificatienummer – de naam en het adres van uw bedrijf – de naam en het adres van uw klant – (het Btw-identificatienummer van uw klant moet u vermelden als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU. Als uw klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW moet u het ook vermelden) – de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten – de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan voor zover die verschilt van de factuurdatum – de prijs exclusief BTW – het te betalen bedrag aan BTW (+ het gebruikte BTW percentage) – het bedrag inclusief BTW – uw registratienummer bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast is het handig om op de facturen te vermelden binnen welke termijn u de betaling wilt ontvangen.
Dit is een naverrekening die vanuit uw verzekeringspremies wordt gedaan. Dit is meestal op basis van uw omzet / personeelskosten / aantal personeelsleden en deze gegevens zijn terug te vinden in uw jaarrekening.
Ons advies is om dit altijd met uw boekhouder te bespreken. Bij ons werkt het als volgt: u stuurt dit formulier naar ons op. Wij vullen dan alle gegevens in, en sturen dit weer terug naar de verzekering met een kopie aan u. Dit doen wij zonder extra kosten.
Onder andere bij ons. Onze collega’s van Van Spronsen & Partners horeca-advies stellen met regelmaat een brancheboekje samen over een deelmarkt binnen de horeca. Zo staan er op hun website www.spronsen.com brancheboekjes over pannenkoeken restaurants, Italiaanse en Aziatische restaurants, ijssalons, bowlingbanen enzovoorts. Daarnaast kunt u startersinformatie vinden bij de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en bijvoorbeeld bij KHN (Koninklijke Horeca Nederland).
Wilt u meer informatie over trends? Onze collega’s Marjolein van Spronsen, Bram Kosterink & David Maartense verzorgen de website www.horecatrends.com waarop zij alle trends die ze spotten delen met iedereen.
Alle kosten voor het starten worden gezien als aanloopkosten. Dit kan u een fiscaal voordeel opleveren aan het eind van het eerste jaar of u kunt de aanloopkosten als u omzet gaat maken terug betalen vanaf de zakelijke rekening.
Als u zakelijke kosten maakt stop deze dan in een ordner. Denk hierbij ook aan eventuele benzinekosten (zakelijke ritten) en representatiebonnen. Als u nog geen zakelijke rekening hebt geopend en de eerste kosten privé voorschiet, zet dit dan op de bon. Verzamel ze en overleg met u boekhouder.
Ja, dit is verplicht. Zodra het pand bekend is en de financiering rond is, begint het echte werk. U moet zich gaan inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK) en de factuur en het uittreksel moet u bewaren. Het inschrijven kan deels via de website van de KvK maar u dient ook persoonlijk langs te gaan om u te identificeren (met paspoort etc.). Als u uw bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel, wordt meteen ook het Omzetbelastingnummer aangevraagd. Overleg voordat u gaat inschrijven met uw boekhouder: voor de Belastingdienst moet u een schatting van de omzet, kosten en winst geven! De Belastingdienst maakt op basis hiervan een inschatting of u wel of niet BTW moet betalen, de aangifteperiode en of u wel of niet een voorlopige aanslag Inkomstenbelasting moet betalen. Bewaar meteen alle documentatie in een ordner. Essentieel: als u bericht krijgt van de Belastingdienst dat u dan op tijd reageert (termijn staat altijd op de brieven die u van de Belastingdienst ontvangt). Doet u dit niet op tijd dan stuurt de Belastingdienst u alvast een aanslag.
Het inschrijfnummer van de KvK moet (verplicht) op uw briefpapier en website staan! Daarnaast is de KvK een vraagbaak voor ondernemers en kan men er workshops volgen.
Natuurlijk met uitleg en indien gewenst een stukje begeleiding, kunt u een groot deel van de boekhouding zelf doen. Erg belangrijk hierbij is zelfdiscipline. Ook bij ons kantoor kunt u zelf de boekhouding bijhouden. Eventueel doen wij periodiek de controle, sturen u uw belastingaangiften en maken de jaarrekening voor u.
U moet voor alle bedrijven met de rechtsvorm B.V. de cijfers bij de Kamer van Koophandel deponeren.
BTW op eten & drinken in de horeca mogen uw gasten niet aftrekken als voorbelasting. Ook niet bij een zakendiner. Bij een zakelijk verblijf in een hotelkamer mogen de gasten deze BTW over de kamerprijs wel in mindering brengen.
Het bedrag moet binnen een maand na afloop van het aangiftetijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Het is belangrijk dat u het BTW-bedrag van uw aangifte op tijd betaalt. U ontvangt geen aanslag, maar u betaalt het bedrag nadat u de aangifte heeft verzonden (of uw administrateur/boekhouder).
Het BTW-bedrag moet u zelf overmaken naar IBAN (rekeningnummer) NL86 INGB 0002 4455 88 / BIC: INGBNL2A. Vermeld het betalingskenmerk bij uw betaling. Dit kenmerk vindt u op het tabblad ‘betalingskenmerk’ in het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst. Indien u onze klant bent sturen wij u dit op met het bedrag en de datum waarop u betaald moet hebben. U vindt het betalingskenmerk ook met de Zoekhulp betalingskenmerk op de website van de Belastingdienst.
De cijfers voor de Kamer van Koophandel moeten uiterlijk voor 1 februari van het tweede jaar na het boekjaar worden ingeleverd. Cijfers van 2014 dienen dus uiterlijk 1 februari 2016 gedeponeerd te zijn.
In principe voor 1 april van het opvolgende kalenderjaar. Meestal zal uw boekhouder/administrateur echter uitstel aanvragen. Dan werkt het als volgt: na afloop van het jaar, stellen wij de jaarrekening op. Op basis daarvan en enkele privé gegevens (privé bankgegevens, ziektekosten etc.) stellen wij de aangifte Inkomstenbelasting voor u op. In overleg met u bepalen we wanneer de aangifte wordt ingediend (uiterlijk 14 maanden na afloop van het boekjaar). U krijgt een aanslag van de Belastingdienst, nadat wij de aangifte hebben verzonden. Indien wij gedurende het jaar al zien, dat er een aanzienlijk bedrag moet worden betaald, doen we in overleg met u een voorlopige aanslag, zodat u maandelijks al een voorschotbedrag betaalt, en u niet alles ineens hoeft te betalen. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat u een teruggave ontvangt, de werkwijze blijft hetzelfde.
De investeringsaftrek is een fiscaal voordeel voor ondernemers op hun investeringen in een boekjaar. Investeren is in eerste instantie niet afhankelijk van het tijdstip, maar van de noodzaak om up-to-date te blijven en te ontwikkelen. Tegen het einde van het jaar is het wel verstandig om te kijken of de geplande investeringen nog dit jaar gedaan kunnen worden, of in het begin van volgend jaar. Per jaar wordt namelijk bekeken wat de te claimen investeringsaftrek is. Indien u twijfelt, bel ons via 071-5418866 of mail ons op vraag@spronsen.com.
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of elektronisch, horen bij uw administratie.
– Kasadministratie en kassabonnen
– Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
– Bankafschriften
– Het inkoop- en verkoop dagboek
– Tussentijds gemaakte controleberekeningen
– Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
– Correspondentie, agenda, reserveringsagenda
– Software en databestanden
– Kassasoftware
Voor de administratie geldt een bewaarplicht van maximaal 7 jaar. Dit geldt ook voor de digitale administratie, zoals kassasystemen. Documenten die betrekking hebben op de koop of verkoop van een bedrijfspand (onroerende zaken), zoals de notariële akte, moeten 10 jaar worden bewaard. Ons advies is om deze altijd te bewaren.
Tegenwoordig zijn er afspraken te maken met de Belastingdienst over de vorm waarin u de gegevens bewaard (elektronisch of nog op papier) en over het detailniveau (bijvoorbeeld kasdagstaten of telstroken van de kassa). De afspraken worden dan schriftelijk vastgelegd.
De stukken die bewaard moeten blijven zijn: het grootboek – de debiteuren- en crediteurenadministratie – de voorraadadministratie – de in- en verkoopadministratie – de loonadministratie – De computerprogramma’s en bestanden. De bestanden moeten door de Belastingdienst te gebruiken zijn! Daarnaast moet u ook uw correspondentie en uw agenda/ reserveringsagenda bewaren.
Dit is een ingewikkelde vraag om te beantwoorden. Het antwoord op deze vraag is per situatie verschillend omdat er verschillende factoren hierop van invloed zijn. Voor onze klanten kijken we samen wat voor hun fiscaal het meest voordelig is. Van invloed op deze vraag zijn onder andere de cataloguswaarde van de auto, de kosten, het verbruik, geschatte aantal kilometers enzovoorts. Rijdt u meer dan 500 kilometer privé met een zakelijke auto dan krijgt u meestal een bijtelling op uw Inkomstenbelastingen van 25% (soms minder afhankelijk van het type auto). Als u geen bijtelling wilt: Zorg voor een sluitende rittenadministratie en houdt dan ook altijd bij hoeveel kilometer u privé rijdt met de zakelijke auto. De privé kilometers moeten onder de 500 kilometer per jaar blijven.
De gast te vriend houden en toch uw geld innen! Dat is moeilijk, uit onderzoek blijkt dat veel mensen ruim een maand wachten met betalen van een factuur. En ondernemers en overheden vaak nog wat langer! Wat betekent het als debiteuren niet op tijd betalen voor de gemiddelde horecaondernemer? Eén ding is zeker: u heeft uw geld een stuk sneller binnen als u contant laat betalen of de mogelijkheid biedt om per pin of creditcard te betalen. Maar soms komt u er niet onderuit! Accepteer alleen op rekening als dit van tevoren is gevraagd. Vraag dan naam en telefoonnummer en controleer de reservering telefonisch. Zo weet u ook direct dat de opgegeven naam/adres/woonplaats gegevens correct zijn. Vraag ook altijd wie verantwoordelijk is voor het aftekenen van de rekening en laat de rekening dan altijd aftekenen door deze persoon en vraag om zijn of haar visitekaartje! Dat voorkomt een hoop ellende achteraf.
Zorg ervoor dat facturen zo snel mogelijk verstuurd worden. Stuurt u de factuur pas na een maand, is de kans dat u over 2,5 maand pas het geld ontvangt reëel! Zorg dat het BTW nummer op de factuur staat (verplicht), het rekeningnummer waarop betaald moet worden, geef de factuur een nummer en vraag om het factuurnummer te vermelden bij de betaling. Zet daarnaast ook een betalingstermijn op de factuur. Mocht u een standaard tekst willen die u kunt gebruiken op een aanmaningsbrief neem dan contact met ons op via vraag@spronsen.com
Om te zorgen dat uw administratie zo praktisch mogelijke informatie oplevert is het handig enkele eisen te stellen aan uw administratieve organisatie. De 5 belangrijkste eisen die u zelf kunt stellen aan een administratieve organisatie zijn: 1. Op tijd: Zorg ervoor dat alle informatie op een vaste dag van de maand wordt opgeleverd. Maak deze afspraak met uzelf en anderen, houdt iedereen hier ook aan! 2. Beschikbaarheid: Alle verzamelde informatie dient direct beschikbaar te zijn wanneer u het nodig heeft. Zorg er dus voor dat alles overzichtelijk wordt opgeslagen! 3. Duidelijkheid: Zorg ervoor dat de waarde van alle verzamelde informatie duidelijk is voor iedereen. Leg vast wat de gevolgen zijn en de te ondernemen acties op basis van de informatie. De informatie moet relevant zijn en gericht op de gebruiker. 4. Uniformiteit: Zorg voor eenheid in de samenstelling van de informatie. Hierdoor wordt de vergelijkbaarheid vergroot. 5. Betrouwbaarheid: Alle gegevens dienen correct en volledig te zijn, waarbij representativiteit van de cijfers een belangrijk onderdeel is.
